Сопроводительное письмо о направлении счетов фактур

сопроводительное письмо о направлении счетов фактур

В этом случае задача регистрации упрощается, т.к. регистрируется только сопроводительное письмо и, соответственно, входящий/исходящий номер ставится только на самом письме. При этом сопроводительное письмо помогает определить, какие документы и в каком количестве экземпляров были направлены контрагенту. Сопроводительные письма регистрируются в журнале регистрации входящей/исходящей корреспонденции. Сам факт регистрации входящих/исходящих документов особенно важен и может иметь далеко идущие последствия. Например, очень многие договоры содержат следующую формулировку:

5.1 Заказчик в течение пяти календарных дней с момента получения акта сдачи-приемки услуг обязан рассмотреть и подписать его или представить Исполнителю письменный мотивированный отказ от его подписания.

5.2.


На сопроводительном письме обязательно должна стоять дата составления.

  • В случае если какой-либо из направленных документов будет утерян, опять же данное письмо будет служить доказательством того, что бумаги изначально были направлены в полном пакете. Для этого на письме ставится реквизит «Отметка о наличии приложения», где последовательно перечисляются все прилагаемые документ.
  • Позволяет отправителю контролировать срок исполнения, и при необходимости, сославшись на дату отправки, затребовать ответ (если он необходим в конкретном случае).

Однако в случае, если есть сомнения относительно того, насколько добросовестно будет выполнена данная процедура, то можно отправить его по почте и запросить уведомление о получении.

Сопроводительное письмо о направлении счетов фактур

Как обычно принято, будет правильно, если данный документ пишется на конкретного руководителя организации, поэтому начинать его следует со слов – «Уважаемый (ая)» и ФИО официального лица организации-получателя.

Начинать свое обращение можно с таких слов, как:

  • «Направляем Вам…..» (в организацию, находящуюся в подчинении).
  • «Высылаем Вам…… » (сторонним лицам).
  • «Представляем Вам……» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).

Далее следует перечислить, какие именно документы направляются, а также, с какой целью.

Итак, рассмотрим конкретный пример:

«Уважаемый Сергей Леонидович!

Высылаем Вам подписанный и заверенный печатью договор поставки от 1 сентября 2017 года № 325.


Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ.

Наличие готового варианта экономит время и силы.

Образец сопроводительное письмо к счету на оплату

Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с мировым именем (брендом), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.

Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме.
Главная задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя.

Очевидно, что ответственность за своевременную подготовку и передачу в канцелярию самого мотивированного заключения лежит на ответственном исполнителе, а вот организация своевременной передачи документов в почтовое отделение и отслеживание факта их доставки – задача канцелярии. И уже не требует объяснения тот факт, что фиксация своевременной отправки и контроль получения документов контрагентом может существенно защитить интересы вашей организации в суде в случае возникновения спорных вопросов с контрагентом.

Пример 1

Сопроводительное письмо

Открытое акционерное общество

«Северная корона»

ЗАО «ПромресСтрой»

Генеральному директору

Р.А. Сакулину

ул. Осенняя, д. 16, г. Москва, 145078

тел.

В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

  1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
  2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме.

Вниманиеattention
Тут необходимо указать реквизиты, как получателя, так и отправителя письма.

Пример:

«ООО «Интаер»

ИНН 8923856891, КПП 8923578984, ОКПО 3478684

17283, г. Москва, ул. Ленина, д. 45, тел. 8(495) 145-56-34

Директору ЗАО «Оптика»

С. Л. Петрову

155623, г. Москва,

ул.


Восстания, д. 29»
.

  • Указываем номер исходника, дату регистрации, а также название документа.

Пример:

«Исх. № 345 от 12 сентября 2017 года

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО».

  • Далее приступаем к написанию самого текста письма.

ИНН 7622362839, ОКПО 14345193, ОКВЭД 33.10

01.11.2010 № 08.1-2345/10

На № ______ от ______________

О направлении документов

Уважаемый Роман Александрович!

Направляем Вам подписанные со стороны ОАО «Северная корона» акты выполненных работ по договору подряда № 398/05/АКЛ/10 от 10 мая 2010 года.

После подписания актов выполненных работ просим направить один экземпляр в адрес нашей организации.

Приложение: на 1 л. в 2 экз.

Генеральный директор Буриков А.В. Буриков

И.А.Борисова

(495) 299 -55-03, доб. 2011

Подготовленные сопроводительные письма регистрируются в канцелярии в установленном порядке и готовятся для отправки через почтовое отделение связи.

А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.Пример 3

Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4

Описание сброшюрованного приложения

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от…

Перечислим наиболее распространенные варианты:

Для отправки необходимо просто опустить письмо со всеми приложениями (предварительно упакованное в конверт) в почтовый ящик.

Крупные организации зачастую создают свою курьерскую службу, которая призвана обеспечить своевременную доставку всех документов до конечного адресата.

  • Использование электронной почты. Для этого необходимо сделать сканы всех документов, отправляемых с сопроводительным письмом.

Таким образом, составление сопроводительного письма к документам является неотъемлемой частью деловой переписки.

Возможно Вас так же заинтересует:
Дополнительные отпуска чернобыльцам выехавшим добровольно из зоны отселения Ветхий фонд на автозаводе Как получить в банке кредить инвалиду все тонкости Ижевск документы для опеки на продажу доли несовершеннолетнего Закон о мотоблоках 2019 штраф Смена свидетельства о регистрации тс при смене прописки штраф Как проверить деньги на подлинность Технические работы сбербанк онлайн Суд взыскал с ржд компенсацию для сотрудника Отличие пластикового полиса от бумажного
Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *